Hauptleistung
KI- und Workflow-Automatisierung
In den meisten Betrieben versickern jede Woche Stunden in derselben Büroarbeit: Anfragen einsortieren, Eingangsbestätigungen schreiben, Angeboten hinterhertelefonieren, Daten von A nach B übertragen. Genau diese Arbeit automatisieren wir. Zuverlässig, nachvollziehbar und auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
Was wir typischerweise automatisieren
- Anfragenbearbeitung: Eingehende Anfragen werden automatisch erkannt, nach Thema und Dringlichkeit sortiert und an den richtigen Ansprechpartner geleitet.
- Eingangsbestätigungen: Jeder Kunde bekommt sofort eine professionelle Bestätigung mit realistischer Rückmeldefrist, auch nachts und am Wochenende.
- Nachverfolgung: Bleibt eine Anfrage oder ein Angebot liegen, erinnert das System automatisch. Nichts geht mehr unter.
- Dokumente und Daten: Rechnungen, Lieferscheine und Formulare werden ausgelesen, geprüft und in Ihre Systeme übertragen.
- Klassifikation und Bewertung: KI-Modelle analysieren Texte und Daten nach Ihren Kriterien, zum Beispiel zur Vorqualifizierung von Anfragen oder Bewertung von Datensätzen.
- Berichte und Übergaben: Wiederkehrende Auswertungen und Statusberichte erstellen sich selbst, statt Freitagnachmittag zu kosten.
Wie das technisch funktioniert
Als technisches Fundament setzen wir auf n8n, eine bewährte Open-Source-Automatisierungsplattform. Der entscheidende Unterschied zu Cloud-Baukästen: n8n läuft self-hosted auf Ihrem Server oder in Ihrer Cloud-Umgebung. Die Datenhoheit bleibt vollständig bei Ihnen, was gerade bei Kunden- und Auftragsdaten ein entscheidender Punkt ist.
Daran binden wir an, was Ihr Betrieb bereits nutzt: E-Mail-Postfächer, Kalender, CRM-Systeme, Warenwirtschaft, Datenbanken und SaaS-Tools über deren Schnittstellen. Wo Texte verstanden, Inhalte klassifiziert oder Entscheidungen vorbereitet werden müssen, integrieren wir KI-Modelle mit klar definierten Regeln und Kontrollpunkten. Jeder Schritt wird protokolliert und ist im Nachhinein nachvollziehbar.
Für wen sich das lohnt
Für mittelständische Betriebe, in denen täglich Anfragen, Aufträge und Dokumente durch dieselben Hände laufen: Handwerk und Bau, Dienstleister, Handel, Immobilienverwaltung, Kanzleien und Praxen. Faustregel: Wenn in Ihrem Team jemand mehr als zwei bis drei Stunden pro Woche mit derselben wiederkehrenden Büroarbeit verbringt, lohnt sich das Rechnen. Genau das machen wir im Erstgespräch gemeinsam.
So läuft ein Projekt ab
- Erstgespräch (15 Minuten, kostenlos): Sie schildern Ihre Abläufe, wir geben eine ehrliche Einschätzung, ob und wo sich Automatisierung lohnt.
- Prozessanalyse: Wir schauen uns die ausgewählten Abläufe im Detail an und legen gemeinsam fest, was der erste Workflow leisten soll, mit Festpreisangebot.
- Pilot-Workflow: Innerhalb von zwei bis vier Wochen läuft der erste Prozess produktiv. Sie sehen den Nutzen am echten Tagesgeschäft, nicht auf Folien.
- Ausbau und Betrieb: Was sich bewährt, bauen wir schrittweise aus. Wir überwachen die Workflows, halten sie aktuell und erweitern sie, wenn Ihr Betrieb wächst.
Häufige Fragen
Wo landen unsere Daten?
Standardmäßig auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Wir setzen auf n8n als self-hosted Automatisierungsplattform, das heißt: Die Workflows laufen auf Ihrem Server oder in Ihrer Cloud-Umgebung, und Ihre Kundendaten verlassen Ihr Haus nicht. Welche KI-Modelle mit welchen Daten arbeiten dürfen, legen wir gemeinsam fest und dokumentieren es.
Was kostet ein Automatisierungsprojekt?
Ein erster produktiver Workflow, zum Beispiel die automatische Sortierung und Bestätigung eingehender Anfragen, liegt typischerweise im niedrigen bis mittleren vierstelligen Bereich. Vor jedem Projekt bekommen Sie ein Festpreisangebot mit klar beschriebenem Ergebnis. Im Erstgespräch rechnen wir gemeinsam durch, ob sich das für Sie lohnt.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Ein erster Workflow läuft in der Regel nach zwei bis vier Wochen produktiv. Wir starten bewusst mit einem klar abgegrenzten Prozess, damit Sie schnell echte Ergebnisse sehen, und bauen danach schrittweise aus.
Müssen wir dafür neue Software einführen?
Nein. Wir binden an, was Sie bereits nutzen: E-Mail-Postfächer, Kalender, CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Branchensoftware. n8n verbindet Ihre bestehenden Systeme über Schnittstellen, statt sie zu ersetzen.
Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
Jeder Workflow bekommt definierte Kontrollpunkte: Kritische Entscheidungen kann ein Mensch freigeben, jeder Schritt wird protokolliert, und bei Unklarheiten geht der Vorgang an einen Mitarbeiter statt in die falsche Richtung. Automatisierung heißt bei uns nicht, die Kontrolle abzugeben.
Welcher Prozess kostet Sie am meisten Zeit?
Erzählen Sie es uns im kostenlosen Erstgespräch. Wir rechnen ehrlich vor, was Automatisierung bringt, und sagen Ihnen auch, wenn es sich bei Ihnen nicht lohnt.